契約書や合意書など、相手方との間で交わす書類や、時効援用通知や催告書といった相手方に対して送付する文書など、法的な効力を持たせたい文書があります。
このような文書について、書式などがあるかどうか聞かれることがよくあります。
他方で、何も考えずに作成したことで法的な意味がない、または、法的な意味が薄くなってしまう場合も散見されます。
そこで、今回は、法的な効力のある文書の作成方法について（書式等）についてお話ししたいと思います。
基本的に書式に決まりはない
まず、前提として、法的な書類について書式が決まっているということは基本的にはありません。
行政文書を別として、この書式でないとだめということはありません。
内容さえ押さえてあれば、便せんやコピー用紙など通常の紙に記載しても十分に効力があります。
したがって、文書作成の際は、用紙や書式は気にせず、どの要素を押さえるべきか気にする必要があります。
必要な要素が記載されていればよい
上記のとおり、必要な要素が押さえてあれば、法的な文書は成立します。
遺言書のように法律に要素が書いてある場合もありますが、一般的な文書（契約書や通知等）については、法律に要素ははっきりと書いてはありません。
ただ、一般的に必要な要素としては、以下のとおりです。
- 作成日付
- 作成者（双方で交わすものは双方）の署名、押印
- 文書のタイトル（文書の趣旨）
- どういった内容のものかがはっきり書いてあること
これらが書いてあると間違いないかと思います。
自分で作成するコツ
そして、どういった内容のものかについてですが、コツとしては、「いつ、どこで、だれが、何を、どのように、どうするか」といった、基本要素を意識すると書きやすいです。
すなわち、裁判所など、他人が見ても分かるように書くということです。
例えば、「あの件」とか「例のあれ」のような言葉や物の指定のない売買契約など、省略をすると意味が通じにくくなります。
期限なども当事者間で何となく決まっていても、記載しないと意味が異なってきます。
なお、インターネットや書籍に書式があることがあり、これらは大変参考になりますが、場合によっては自分が作成したい書類と意味が異なったり、想定と異なるものであったりしますので、よく読んで参照するようにしましょう。