契約をする場合だけでなく、紛争が起きているかどうかに関わらず相手方と合意する場合など、書面を作成しておくべきか悩む場面もあります。
また、人によっては、書面を作成することに全く思い至らず、紛争が起きた場合に思ったように解決できなくなってしまった方もいらっしゃるかもしれません。
一般的には、書面は大切だけど、自分は大丈夫、今回は大丈夫などと考えて、書面を作成しないこともあるかもしれません。
今回は、書面の大切さやその記載（文言）の重要性についてお話ししたいと思います。
書面はトラブルを防止するために大切
まず、書面を作成しておくメリットとして、未然にトラブルを防止できるということがあります。
決めたことを忘れてしまったときに参照できますし、お互いの認識が異なる場合にも参照できますので、書面があることで、「言った・言わない」のトラブルを防ぐことができます。
トラブルが起こった後も大切（証拠としての価値）
また、トラブルが起こった場合にも書面は重要です。
紛争になった場合に、口頭では証明することが難しいことでも、書面があれば証明が容易になります。
話し合いなどの場合でも、書面があれば、その書面を起点に話し合うことができます（裁判等になった場合、書面は最も強力な証拠となります）。
文言も重要（曖昧さをなくす）
書面が大切といっても、何でも良いわけではありません。
記載内容も当然問題です。
どのような記載をすべきかは場面によりますので、この場では説明できませんが、以下の点などは重要になります。
- 意味が明確になるようにする（誰が読んでも一つの意味にしかならないようにする）
- 特に法律とは異なる合意や、一般とは異なる特殊な合意をする場合には、あえて明記しておく
文書がないと効力がないものも
一般に合意などは口頭でも成立するとは言われていますが、場合によっては「書面がないと効力がないもの」もあります。
遺言などは書面にしておかないと全く効力はありませんので、注意が必要です。
書面を作成すべきか、どのような記載にすべきかについて、お悩みの方は是非弁護士にご相談ください。