相手方に何か請求したい場合や法的な意思表示を行いたい場合に、内容証明郵便の送付を考える方もいらっしゃるかと思います。ただ、実際送付するとすれば、何をどうすればよいのかよくわからない場合もあるでしょう。

 今回は、内容証明郵便を送付する場合、どのようにすればよいのか、注意点も交えてお話ししたいと思います。

 

内容証明郵便とは

 内容証明郵便とは、手紙などを送付する場合に、郵便局にも控えが残るので、後日どのような内容の書面を送付したのか証明ができるという特徴がある郵便です。配達証明というものもつければ、相手方に届いたことも証明できるようになります(届いた場合には、その旨を証明するハガキが送付者に届きます。)。

 このような性質からすると、後日、相手方がそのような手紙などは受け取っていないと争われると困るものについて利用するものです。よく弁護士が相手方に請求する際に、内容証明郵便を利用することがありますが、これは請求したという事実の証明が後日必要になる場合に備えるために利用することが多いです。

 弁護士が利用することが多いことから、何か特別な効果があるのではないかと考える方もいるかもしれませんが、そのような特別な効果はありません。

 ただ、体裁が通常の手紙と異なることもあり、相手方への威嚇効果がある場合があります。

 

内容証明郵便の作成方法

 内容証明郵便は、字数制限がありますので、作成する場合には、その制限を守る必要があります(縦書きの場合は1行20字以内・1枚26行以内。横書きの場合は1行20字以内・1枚26行以内、1行13字以内・40行以内、1行26字以内・1枚20行以内のいずれか。)。その字数(ただし、句読点なども1字になりますので注意してください。)を守れば、用紙などはなんでも構いません。内容証明郵便用の原稿用紙がありますが、これは字数制限を守りやすくしているだけですので、必ず同用紙を使わなければいけないわけではありません。

 また、作成する場合には3枚同じものを作成する必要があります。相手方送付用、本人控え用、郵便局保管用の3枚です。現実的には、1枚作成したら、3枚コピーし、コピーの方に押印などをして作成する方が楽かもしれません。

 記載する内容については、制限はありません。ただ、内容証明郵便を利用するような文書の場合、請求や意思表示を表す場合が多いので、その際の注意点として内容は明確に記載するようにしましょう。不明確な内容ですと、後日、仮に争いになり内容証明郵便を送付したことを証明できたとしても、そもそも内容がはっきりしないのでは、証明が無意味になる可能性があります。特に重大な意思表示(時効の援用通知や遺留分減殺請求の通知など)の場合には、よく調べて記載するか、弁護士に相談して記載する方が良いかもしれません。

 

内容証明郵便の送付

 3枚作成した内容証明郵便を、送付用の封筒とともに郵便局に持参して、内容証明郵便の申し込みを(必要な場合は配達証明の申し込みも)すると、送付できます。原稿は封筒に入れず、封筒も封をせずに持っていきましょう。

 そうすると、郵便局の方で字数を確認し、字数制限をクリアしていれば、受付され、送付者の控え分に押印の上、送付者分の控え分のみ返還されます。

 

電子内容証明郵便サービス

 なお、現在はインターネットを利用して内容証明郵便を送付することもできます。

 このサービスでは、字数制限はなく、指定の書式に文面を打ち込めばインターネットを通じて送付できます。

 クレジットカードなどの登録が必要になるなど、通常の内容証明とは異なるシステムですが、郵便局に行かずとも内容証明が送付できる点で便利なものです。

 

 以上のとおり、内容証明郵便は特別の効果はありませんが、適切に利用すれば有用なものです。利用を検討されている場合は、上記に記載した注意点を注意して送付してください。

 

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